Onder 4.4. Centrale Raad van Beroep 11 december 2018

Op het besluit van 26 februari 2016 is een verzenddatum vermeld. Ter zitting heeft het college aan de hand van een overgelegde schermprint van het administratiesysteem Socrates de verzendadministratie toegelicht en uiteengezet hoe de verzending van documenten door Socrates wordt geregistreerd. Bij brief van 7 augustus 2018 heeft het college desgevraagd een schriftelijke beschrijving van de desbetreffende processtappen overgelegd. Hieruit blijkt, globaal weergegeven, het volgende. Een groene vink in de kolom “Centr. Printer” op de overgelegde schermprint geeft aan dat het document centraal geprint en verzonden dient te worden. De datum van de groene vink wordt op het besluit als verzenddatum vermeld. Elke dag wordt na 19.00 uur van alle documenten met een groene vink van die dag een centraal printbestand opgesteld, dat voor 9.00 uur op de dag erna digitaal naar de productielocatie van de gemeente Rotterdam, het Robedrijf, wordt gezonden en in een uitwisselmap gezet. De printoperator van het Robedrijf haalt uit de uitwisselmap het printbestand op en stuurt hiermee de printer aan. Voor elke printopdracht wordt handmatig door een medewerker van het Robedrijf een orderformulier ingevuld. Deze formulieren worden digitaal en op papier bewaard. De printoperator zorgt voor het daadwerkelijk uitprinten van de printopdrachten. Van elke printopdracht wordt door de printoperator handmatig een printbon gemaakt, waarop wordt vermeld welk printbestand is verwerkt met de datum van de verwerking en het aantal geprinte pagina’s. De printbonnen worden digitaal bewaard. Met de printbonnen kan later worden vastgesteld of alle printbestanden van die dag ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Dit wordt gecontroleerd door middel van een vergelijking met de orderformulieren. De geprinte losse vellen gaan naar een couverteermachine, die de losse vellen in enveloppen doet. Op basis van een meegegeven OMR-code stopt de machine daarbij de geprinte losse vellen, automatisch per document gebundeld, in de enveloppen. Slechts heel incidenteel valt, aldus het college, er één uit door een machinefout. In dat geval wordt de hele partij opnieuw geprint en gecouverteerd. De enveloppen worden na verwerking in de couverteermachine handmatig door Robedrijfmedewerkers geteld. Het resultaat van deze telling wordt handmatig geregistreerd op couverteerbonnen en in de (digitale) portal van Van Straaten Post. De couverteerbonnen worden bewaard. Hiermee kan de gemeente aantonen hoeveel enveloppen ter verzending aan Van Straaten Post zijn aangeboden. De postlijsten zoals geregistreerd in die portal worden digitaal bewaard. Na telling en registratie in de portal van Van Straaten Post worden de enveloppen bij het Robedrijf in blauwe bakken gelegd. Die worden klaargezet voor Van Straaten Post om te worden opgehaald. Bij elke partij wordt een aanbiedingsbrief meegegeven waarin de te verwerken aantallen voor Van Straaten Post nog een keer staan aangegeven. Van Straaten Post haalt de bakken dagelijks op en heeft zich verbonden om de poststukken binnen 24 uur te bezorgen. Daarmee is verzending gegarandeerd binnen 24 uur na het ophalen bij het Robedrijf.

$ curl -s https://bron.page/api/v1/blobs/6df37ca7aceba1e2d305f1f4591f5f733f3dd3e384310e127e12b7f87809e1bb | shasum -a 256